Article 16 : Les réunions ? Pourquoi faire ?
Par labocast le 10 décembre 2021
le boost Binhas Global Dental School
Les réunions ? Pour quoi faire ?
La bonne cohésion de votre équipe passe, pour une grande partie, par la qualité de votre communication interne.
- Comment transmettre des informations à l’ensemble de l’équipe de la manière la plus fluide et claire possible ?
- Comment impliquer les membres du cabinet dans les étapes importantes ?
Organiser des réunions est le moyen le plus efficace pour faire circuler l’information à la condition de rationaliser le processus et de l’organiser.
On peut distinguer trois types de réunions qui jouent un rôle différent mais qui possèdent chacun leurs avantages.
La réunion quotidienne (appelée aussi brief)
Comment bien démarrer la journée ?
Rien de mieux que de proposer un rapide rendez-vous quotidien. Cela permet de balayer la journée et d’identifier les situations qui pourraient s’avérer délicates.
- Quels sont les patients un peu compliqués ?
- Ceux qui vont nécessiter une attention particulière ?
Passer en revue le déroulé de la journée est un excellent moyen de l’aborder plus sereinement et de ne pas aller de surprise en surprise.
L’improvisation aura moins sa place et la journée pourra être plus sereine.
Le petit plus de ces réunions : faire un focus sur un des objectifs fixés avec l’équipe.
Pourquoi ne pas se fixer un challenge comme par exemple accorder une attention particulière sur la fin des rendez-vous ? Toute l’équipe se concentrera sur ce point et travaillera en ce sens.
La réunion mensuelle
Associer l’équipe à la stratégie du cabinet est une manière de la motiver.
Lors de la réunion mensuelle, vous pouvez aborder des sujets très spécifiques. Chacun doit être libre de s’exprimer. C’est pourquoi le climat instauré au sein du cabinet est primordial. Inutile d’instaurer des réunions mensuelles, si le praticien n’accorde que peu d’intérêt à la parole de son équipe.
Si le dialogue n’existe que dans un sens, autant s’économiser cette organisation…
L’écoute et le partage sont deux conditions sine qua none pour que praticien et équipe puissent travailler de concert.
Cela peut paraître prosaïque et pourtant… La période surchargée pour les cabinets n’est pas propice à prendre un peu de hauteur et à prendre le temps nécessaire pour discuter. C’est pourquoi la Binhas Global Dental School vous conseille vivement de ne pas faire l’impasse sur ces réunions. L’équipe est de bons conseils. C’est elle qui est au contact des patients.
Brainstormer tous ensemble sur des problématiques identifiées permet d’avancer et de trouver des solutions concrètes.
Pensez à mettre en place des documents de suivi. Il faut qu’une personne soit désignée pour prendre des notes puis mettre en place des actions ainsi qu’un suivi. Cela permettra de savoir où vous en êtes et de ne pas naviguer à vue.
La réunion semestrielle
Comme évoqué quelques lignes plus haut, la période à flux tendu que connaissent les cabinets est particulièrement éprouvante pour l’ensemble de l’équipe. Il est important de favoriser la cohésion de l’équipe et de permettre à chacun de se sentir bien dans ses fonctions.
Planifier une soirée en dehors du cabinet comme au restaurant peut être une excellente manière de se retrouver dans un cadre différent. C’est l’occasion de se découvrir hors cadre professionnel, de discuter du cabinet mais pas que…
Le praticien montre ainsi à son équipe toute la considération qu’il a pour elle, ce qui est très précieux.
Il est également possible de prévoir une journée dans un lieu un peu spécial et de proposer une animation comme un escape game par exemple.
Tout est possible ! À vos bonnes idées ! Vous constaterez les effets positifs de ce type de rendez-vous.
Les membres de l’équipe seront certainement plus soudés et auront à cœur de tout mettre en œuvre pour accompagner le praticien dans sa mission de soins.
EN RÉSUMÉ
Les réunions qu’elles soient quotidiennes, mensuelles et/ou semestrielles ont pour vocation de souder une équipe et d’aborder des sujets aussi variés que la communication patient ou l’organisation. Elles sont le lieu où la parole de chacun est prise en considération afin de faire avancer le cabinet sur le chemin de la réussite.
Une dernière précision : les réunions ne remplacent pas les entretiens annuels. Ces derniers sont l’occasion d’aborder des situations individuelles. Les réunions comptent sur la force du collectif.
